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A Vikhon e a LGPD

Quem é a Vikhon no tratamento de dados?

A Vikhon é, assim como seus clientes, uma controladora de dados — a quem, nos termos do art. 5º, V, da LGPD, “competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais”. Isso porque a Vikhon (i) faz a coleta dos dados diretamente com os empresas potencialmente interessadas sobre nossa plataforma e clientes dentre os quais os colaboradores, contratualmente, permitem o uso dos dados entre a plataforma e os mesmos; (ii) gerencia toda a comunicação com os clientes e seus colaboradores no que tange o fluxo dos módulos da plataforma, inclusive apresentando-lhes sua a política de privacidade e fornecendo-lhes os meios para que exerçam seus direitos; (iii) estabelece política de retenção de dados e o fundamento legal para tratamento dos dados; (iv) determina quais dados serão coletados e como será feito o tratamento; e (v) aplica toda a estrutura de inteligência de dados para apontar a performance da organização e de cada um de seus colaboradores. Assim, as responsabilidades de controlador são divididas entre Vikhon e seus clientes, no que tange aspectos comerciais – por parte da Vikhon; e, trabalhistas, por parte e responsabilidade de seus clientes quanto a seus colaboradores.

A posição de controlador da Vikhon não retira nossos clientes de sua posição de controladores. Os clientes, como responsáveis e principais interessados pela realização de seus processos de comunicação com colaboradores, em meio às avaliações de desempenho e comunicação da mesmas, por meio da Plataforma Vikhon.

Qual é o fundamento legal do tratamento dos dados?

É o legítimo interesse dos nossos clientes e da Vikhon na participação de colaboradores no fluxo de comunicação e prestação de contas sobre resultados de suas atividades dentro da plataforma, combinado com o interesse manifestado pelo colaborador – como parte integral de suas atividades e responsabilidades oficiais atribuídas a ele sob sua função, nos termos do artigo 10, II, da LGPD. Entendemos que esse interesse manifestado pelo colaborador e empresa, persiste enquanto ele se mantém ativo na plataforma e tem seu contrato ativo com a empresa cliente da Vikhon. Uma vez que essa relação laboral entre colaborador e empresa cliente se encerra, se aplica a nossa política de retenção de dados, discutida abaixo.

É com base nesse fundamento legal que os dados são compartilhados entre Vikhon, cliente e colaborador.

O colaborador dá algum consentimento para uso dos seus dados pela plataforma?

O colaborador não dá consentimento para uso dos seus dados pela plataforma quando do cadastro. Consentimento aqui sequer poderia ser aplicado. É que, para a LGPD, consentimento precisa ser livre, isto é, não pode ser dado como condição a algo. No caso, o tratamento dos dados é condição indispensável para o uso da plataforma e, consequentemente, o consentimento não seria livre e, assim, ele não é uma base legal adequada.

Considerando que o fundamento legal utilizado para tratamento de dados é o legítimo interesse trabalhista para cumprimento de suas funções e atividades na empresa cliente, pelo colaborador da mesma, quando o colaborador tem seu cadastro na Vikhon, ele dá o aceite aos termos de uso e à política de privacidade, em que explicamos o tratamento de dados e como seus direitos são protegidos. Os termos de uso e política de privacidade ficam, a todo tempo, disponíveis para fácil acesso pelo cliente em seu perfil na plataforma.

Recomendamos, no entanto, aos nossos clientes, que façam uso de aditivos contratuais de contrato de trabalho, dentre os quais os colaboradores concordam o uso de sua imagem – no aspecto sistêmico, sendo este um quesito inerente ao próprio uso e razão de existência da plataforma.

Quais dados são coletados?

Coletamos nome, CPF, endereço, telefone, local e data de nascimento, gênero, formação acadêmica, experiência profissional, perfis em redes sociais, quantidade de filhos, estado civil. Além destes, temos como demais dados tratados, as informações que são criados através do próprio uso do sistema, pelo colaborador e empresa cliente.

Tais informações são apenas armazenadas pela Vikhon, sendo de responsabilidade do cliente seu uso de acordo com as normas da lei.

Como cliente Vikhon, você pode extrair os dados da plataforma para que posso usá-los?

Na qualidade de controlador dos dados, a empresa cliente, através de seus representantes legais e pessoas dadas como chave para a administração e liderança de times e colaboradores, pode extrair os dados e usá-los da forma que entender necessária, desde que dentro dos limites da finalidade que justifica o propósito da plataforma – que é a coleta e integração de dados para identificação de resultados dos colaboradores, o cenário de resultados da empresa – nos aspectos qualitativos e quantitativos, avaliação de desempenho e desenvolvimento de colaboradores; onde, neste âmbito, é legítimo o uso dados. Qualquer uso fora desses limites, como envio de e-mails marketing para colaboradores, por exemplo, são considerados em descumprimento da LGPD.

O cliente Vikhon e seus colaboradores podem incluir dados na plataforma?

Dados podem ser incluídos na plataforma desde tais informações tenham correlação com o propósito de uso do software.

O Cliente Vikhon pode manter dados de colaboradores por quanto tempo no sistema?

Você pode manter os dados dos colaboradores indefinidamente, pois, tais dados tem relação direta com os aspectos inerentes à função e responsabilidades do colaborador, em seu processo e contrato de trabalho. Sendo a Vikhon uma ferramenta de trabalho.

O que acontece com os dados de colaboradores quando o mesmo é desligado da empresa ou o contrato entre a Vikhon e cliente é encerrado?

Tendo em vista que a Vikhon também é controladora de dados, ela detém uma relação com os colaboradores, independente da relação Vikhon-cliente. Assim, quando encerrado o contrato entre Vikhon-cliente, o cliente poderá: tratar, acessar ou desabilitar os dados de ex-colaboradores. Mas não apagar – pois, o cadastro, ainda que inabilitado de um ex-colaborador, faz parte do histórico de resultados de suas funções e atividades, sendo necessários para mantimento da integridade dos indicadores organizacionais. É importante salientar que ex-colaboradores não possuirão acesso ao seu perfil de usuário e dados de seu ex-empregador.

Como os colaboradores exercem seus direitos na plataforma?

O colaborador tem acesso a todos os seus dados pessoais na plataforma e, exceto os dados de segurança de acesso, login, dados trabalhistas e indicadores de dados e resultados de suas atividades, os demais de cunho sociais e cadastrais, poderão ser por ele diretamente alterados.

Há portabilidade de dados de um ex-colaborador de um cliente para um novo empregador que também seja cliente Vikhon?

Não. Todos os dados deverão ser novamente cadastrados pelo novo empregador.

A Vikhon contrata operadores para tratarem os dados?

Sim, a Vikhon, na qualidade de controladora dos dados, assume a responsabilidade pelos operadores que contrata para a prestação dos seus serviços. Tais operadores estão ligados ao armazenamento dos dados (Amazon Web Services, Google Cloud, Metabase, Microsoft e Airflow), aos serviços de geolocalização (Here), suporte na plataforma (Zendesk), análise de dados (Google Analytics), segurança (sentry, Datadog e New Relic), coleta de dados em formulários e envio de e-mails (Leadster, Hubspot), serviços de mensagens Whatsapp e mídias sociais (Facebook, Instagram ou Linkedin).

Além disso, a Vikhon poderá – a medida de acordo comercial, compatibilidade de sistemas e prévia permissão, disponibilizar uma API pública, o que permite que nossos clientes façam a integração com seus sistemas internos. Em caso de integração, o cliente é responsável pelo compartilhamento de dados com o terceiro e pela observância da lei pelo terceiro.

Onde os dados ficam armazenados?

Os dados ficam armazenados na Amazon Web Services, na Virgínia (EUA). A Amazon mantém medidas de segurança técnica e organizacional em estrutura e certificações de garantia de segurança reconhecidas mundialmente, incluindo ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, PCI DSS Level 1 e SOC 1, 2 e 3.

A Vikhon possui um canal exclusivo para a LGPD?

Sim! Você pode encaminhar suas perguntas para Raquel de Oliveira, através do e-mail raquel.oliveira@vikhon.com.br  Ela está disponível para auxiliar com relação às dúvidas relacionadas à LGPD.

 

Versão: V01. | Ultima alteração: 18/03/2022.

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